Rundy poprawek w projekcie wnętrz

Runda zaczyna się, gdy udostępniasz klientowi materiały na danym etapie, na przykład warianty układu funkcjonalnego albo wizualizacje koncepcji. Klient ogląda je w portalu, dodaje komentarze i na końcu robi jedno z dwojga: wysyła opinię z uwagami albo akceptuje materiały.

Opinię w rundzie klient wysyła raz, w imieniu wszystkich, którzy korzystają z linku. Przed wysłaniem widzi podsumowanie swoich uwag i informację, że później już ich nie zmieni.

Gdy pokazujesz kilka wariantów, klient wskazuje ten, który wybiera. Przy akceptacji widzi, który wariant zatwierdza.

Po wysłaniu opinii runda zostaje taka, jaka była. Poprawione materiały udostępniasz jako następną rundę, a poprzednia zostaje w projekcie razem z opinią klienta.

Materiały, które się nie zmieniły, przechodzą do nowej rundy, więc klient znowu widzi komplet, a nie same poprawki.

Dzięki temu po kilku tygodniach nadal wiadomo, co klient widział, co napisał i co zaakceptował. Pliki i nazwy pomieszczeń w udostępnionej rundzie nie zmieniają się, nawet jeśli później zmienisz je w projekcie.

Na każdy komentarz klienta odpowiadasz w wątku i oznaczasz go jako zamknięty. Z komentarza możesz utworzyć zadanie w planerze projektu, żeby poprawka nie zginęła.

W projekcie widzisz numer każdej rundy, więc wiesz, która to już runda poprawek na danym etapie.

Na etapie, na którym klient ocenia materiały, możesz wpisać, ile rund poprawek jest w cenie: tyle, ile ustaliliście w umowie, ofercie albo mailowo. Pole możesz zostawić puste i zmienić w każdej chwili.

Od pierwszej poprawki widzisz przy etapie licznik, na przykład „Runda poprawek 2 z 3”. Pierwsze udostępnienie materiałów nie jest poprawką, więc się nie liczy. Po przekroczeniu ustalonej liczby licznik pokazuje „ponad ustalenia”. Gdy klient przyśle opinię do ostatniej rundy w cenie, zobaczysz informację, że kolejna jest dodatkowa, zanim zaczniesz nad nią pracować.

Rundę ponad ustalenia możesz oznaczyć jako „Dodatkowo płatna” albo „Bezpłatna, ponad ustalenia” i dopisać notatkę. Oznaczenie jest tylko dla pracowni i nie zawiera kwot.

Licznik tylko informuje. Program niczego nie blokuje i niczego nie nalicza: kolejną rundę udostępnisz zawsze, a rozliczenie z klientem zostaje między Wami. Klient nie widzi ani tej liczby, ani licznika.

Do rundy możesz dodać termin na uwagi. Klient widzi go w portalu, a Ty w planerze i kalendarzu.

Jeśli, udostępniając rundę, wyślesz klientowi e-mail o nowych materiałach, program wyśle mu też jedno przypomnienie o terminie: w ostatniej dobie przed nim, raz na rundę i tylko wtedy, gdy opinia jeszcze nie przyszła. Przypomnienia nie będzie, gdy od udostępnienia rundy do terminu jest mniej niż 48 godzin.

Akceptacja kończy etap. Jeśli klient zaakceptował materiały na spotkaniu lub telefonicznie, zapisujesz akceptację w jego imieniu. Gdy po akceptacji dodasz nowe materiały, etap otwiera się ponownie, a wcześniejsza akceptacja zostaje w historii.

W rundzie możesz też pozwolić klientowi umówić konsultację w terminach, które wskażesz, żeby omówić uwagi na spotkaniu.

Do każdej akceptacji powstaje certyfikat akceptacji, zapisany w tej samej chwili. Otwierasz go w projekcie i pobierasz jako PDF. Klient może go przeczytać pod swoim linkiem.

Certyfikat podaje nazwę pracowni, projekt, etap i numer rundy, datę akceptacji, zaakceptowane materiały z wersją i sumą kontrolną pliku, wybrany wariant oraz opinie klienta i zamknięte wątki uwag z kolejnych rund. Mówi też, kto zapisał akceptację: klient pod swoim linkiem, z imieniem i nazwiskiem, które wtedy podał, albo członek zespołu pracowni w imieniu klienta.

Późniejsze zmiany w projekcie nie zmieniają certyfikatu. Projektado nie weryfikuje tożsamości osoby, która akceptuje, i certyfikat mówi to wprost. To zapis tego, co wydarzyło się w programie, a nie porada prawna: o tym, jakie znaczenie ma w Twojej umowie i w sporze z klientem, rozstrzyga prawnik.